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Joint Notice of Privacy Practices for Medical Information for Saint Mary’s Regional Medical Center
THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.
WHO MUST FOLLOW THIS NOTICE?
Saint Mary’s Regional Medical Center provides you (the patient) with health care by working with doctors and many other health care providers (referred to as we, our or us). This is a joint notice of our information privacy practices. The following people or groups will follow this notice:
- any health care provider who comes to Saint Mary’s Regional Medical Center to care for you. These professionals include doctors, nurses, technicians, physician assistants and others.
- all departments and units of our organization, including skilled nursing, home health, clinics, outpatient services, mobile units, hospice, and emergency department.
- our employees, contractors, students and volunteers, including regional support offices and affiliates.
OUR PLEDGE TO YOU
We understand that medical information about you is private and personal. We are committed to protecting it. Hospitals, doctors and other staff make a record each time you visit. This notice applies to the records of your care at Saint Mary’s Regional Medical Center, whether created by hospital staff or your doctor. Your doctor and other health care providers may have different practices or notices about their use and sharing of medical information in their own offices or clinics. We will gladly explain this notice to you or your family member.
We are required by law to:
- keep medical information about you private.
- give you this notice describing our legal duties and privacy practices for medical information about you.
- follow the terms of the notice that is currently in effect.
HOW WE MAY USE AND SHARE YOUR MEDICAL INFORMATION
This section of our notice tells how we may use medical information about you. We will seek your permission to use your medical information and to share it with others in our Conditions of Admission form, so please read that document carefully. In all cases not covered by this notice, we will get a separate written permission from you before we use or share your medical information. You can later cancel your permission by notifying us in writing.
We will protect medical information as much as we can under the law. Sometimes state law gives more protection to medical information than federal law. Sometimes federal law gives more protection than state law. In each case, we will apply the laws that protect medical information the most.
Catholic Healthcare West is a large health system. We may use or share medical information about you (in electronic or paper form) with hospital personnel, including doctors, at any Catholic Healthcare West hospital or facility for treatment, payment and health care operations. Please contact the Facility Privacy Office (at the address below) for a list of all Catholic Healthcare West facilities.
EXAMPLES:
Treatment: We will use and share medical information about you for purposes of treatment. An example is sending medical information about you to your doctor or to a specialist as part of a referral.
Payment: We will use and share medical information about you so we can be paid for treating you. An example is giving information about you to your health plan or to Medicare.
Health care operations: We will use and share medical information about you for our health care operations. Examples are using information about you to improve the quality of care we give you, for disease management programs, patient satisfaction surveys, compiling medical information, de-identifying medical information and benchmarking.
Appointment reminders: We may contact you with appointment reminders. Treatment options and health-related benefits and services: We may contact you about possible treatment options, health-related benefits or services that you might want.
Fund-raising activities: We may use limited information to contact you for fundraising. We may also share such information with our fundraising foundation.
Research: We may share medical information about you for research projects, such as studying the effectiveness of a treatment you received. We will usually get your written permission to use or share medical information for research. Under certain circumstances we may share medical information about you without your written permission. These research projects, however, must go through a special process that protects the confidentiality of your medical information.
Facility Directory: Unless you tell us otherwise, we may list your name, location in the hospital, your general condition (good, fair, etc.) and your religious affiliation in our directory. We will give this information (except your religious affiliation) to anyone who asks about you by name. Your religious affiliation will be given only to appropriate clergy members.
Public Health: We may disclose your health information as required or permitted by law to public health authorities or government agencies whose official activities include preventing or controlling disease, injury, or disability. For example, we must report certain information about births, deaths, and various diseases to government agencies. We may use your health information in order to report to monitoring agencies any reactions to medications or problems with medical devices. We may also disclose, when requested, information about you to public health agencies that track outbreaks of contagious diseases or that are involved with preventing epidemics.
Required by Law: We are sometimes required by law to report certain information. For example, we must report abuse or neglect. We also must give information to your employer about work-related illness, injury or workplace-related medical surveillance. Another example is that we will share information about tumors with state tumor registries.
Public Safety: We may, and sometimes have to share medical information about you in order to prevent or lessen a serious threat to the health or safety of a particular person or the general public.
Health Oversight Activities: We may share medical information about you for health oversight activities, audits or inspections.
Coroners, Medical Examiners and Funeral Directors: We may share medical information about deceased patients with coroners, medical examiners and funeral directors.
Organ and Tissue Donation: We may share medical information with organizations that handle organ, eye or tissue donation or transplantation.
Military, Veterans, National Security and Other Government Purposes: We may use or share medical information about you for national security purposes. We may share medical information about you with the military for military command purposes when you are a member of the armed forces.
Judicial Proceedings: We may use or share medical information about you in response to court orders or subpoenas only when we have followed procedures required by law.
Law Enforcement: We may share medical information about you with police or other law enforcement personnel where permitted or required by state and federal law. For example, if the police present a search warrant or court order, we must produce the information requested.
Family Members and Others Involved in Your Care: Unless you tell us otherwise, we may share medical information about you with friends, family members, or others you have named who help with your care. We may use or share medical information about you with disaster organizations so that your family can be notified of your location and condition in case of disaster or other emergency.
Health Information Exchange: “Health information exchange” is the sharing of healthcare information electronically among doctors, hospitals and other healthcare providers within a region or community. If permitted by law, we may share basic identifying and medical information about you with other health care providers through a health information exchange.
YOUR RIGHTS REGARDING MEDICAL INFORMATION
Requesting Information about You:
In most cases, when you ask in writing, you can look at or get a copy of medical information about you. If the information is part of an electronic health record, you may also request that we send electronic copies directly to you or a person or entity chosen by you. We will give you a form to fill out to make the request. You can look at medical information about you for free. If you request paper or electronic copies of the information we may charge a fee. If we say no to your request to look at the information or get a copy of it, you may ask us in writing for a review of that decision.
Correcting Information about You:
If you believe that information about you is wrong or missing, you can ask us in writing to correct the records. We will give you a form to fill out to make the request. We may say no to your request to correct a record if the information was not created or kept by us or if we believe the record is complete and correct. If we say no to your request, you can ask us in writing to review that denial.
Obtaining a List of Certain Disclosures of Information:
You can ask in writing for a listing of every time we have shared medical information about you, other than for treatment, payment, health care operations or where you have given us written permission for the sharing. Your request must state the time period for the listing, which must be less than 6 years starting after April 14, 2003. The first request in a 12-month period is free. We will charge you for any additional requests for our cost of producing the list. We will give you an estimate of the cost when you request the additional list.
Restricting How We Use or Share Information about You:
You can ask that medical information be given to you in a confidential manner. You must tell us in writing of the exact way or place for us to communicate with you.
You also can ask in writing that we limit our use or sharing of medical information about you. For example, you can ask that we use or share medical information about you only with persons involved in your care. Any time you make a written request, we will tell you in writing of our decision to accept or deny your request. We are legally required to agree to only one type of restriction request. Here’s a description of that one type: if you have paid us in full for any health care procedure or item for which we would normally bill your health plan, we must agree to your request not to share information about that procedure or item with your health plan.
All written requests or requests for review of denials should be given to our Facility Privacy Office listed at the end of this notice. We may change our privacy practices from time to time.
Changes will apply to current medical information, as well as new information after the change occurs. If we make an important change, we will change our notice. We will also post the new notice in our facilities and on our Web site at: www.saintmarysreno.org. You can ask in writing for a copy of this notice at any time by contacting the Facility Privacy Office. If our notice has changed, we will give you a copy of the notice the next time you register for treatment.
DO YOU HAVE CONCERNS OR COMPLAINTS?
If you think your privacy rights may have been violated, you may contact our Facility Privacy Office (listed below). You may also contact our Chief Privacy Administrator at (415) 438-5565 or email privacy.office@chw.edu. Finally, you may send a written complaint to the U.S. Department of Health and Human Services, Office of Civil Rights. Our Facility Privacy Office can provide you the address. We will not take any action against you for filing a complaint.
Saint Mary’s Regional Medical Center
Facility Privacy Office
235 West Sixth Street
Reno, NV 89503
775-770-3172
775-770-3679 Fax
Saint Mary’s Regional Medical Center
General Information: 775-770-3000
Version effective: 06/2010
Notificación conjunta sobre Prácticas de privacidad para la información médica Saint Mary’s Regional Medical Center
ESTE AVISO EXPLICA CÓMO PUEDE USARSE Y DIVULGARSE LA INFORMACIÓN MÉDICA RELATIVA A SU PERSONA Y CÓMO USTED PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR LÉALO CON ATENCIÓN.
¿QUIÉN DEBE CUMPLIR CON ESTE AVISO?
Saint Mary’s Regional Medical Center le proporciona a usted (el paciente) atención médica al trabajar con médicos y muchos otros proveedores de atención médica [denominados en este documento “nosotros”, “nuestro(s)”, “nuestra(s)” o “nos”]. Este es un aviso conjunto de nuestras prácticas de privacidad en cuanto a la información. Las siguientes personas o los siguientes grupos cumplirán con este aviso:
- Todo proveedor de atención médica que asista a Saint Mary’s Regional Medical Center a atenderlo. Estos profesionales incluyen médicos, enfermeras, técnicos, auxiliares médicos y otros.
- Todos los departamentos y unidades de nuestra organización, incluyendo la de enfermería especializada, la atención domiciliaria, las clínicas, los servicios ambulatorios, las unidades móviles, los centros para enfermos terminales y el departamento de emergencias.
- Nuestros empleados, contratistas, estudiantes y voluntarios, incluyendo las oficinas regionales de asistencia y los afiliados.
NUESTRO COMPROMISO CON USTED
Comprendemos que su información médica es privada y personal. Nos comprometemos a protegerla. Los hospitales, los médicos y otras áreas del personal realizan un registro de cada una de sus visitas. Este aviso se aplica a los registros de su atención en Saint Mary’s Regional Medical Center ya sea que los haya creado el personal del hospital o su médico. Es posible que su médico y otros proveedores de atención médica tengan diferentes prácticas o avisos sobre el uso y la divulgación de la información médica en sus propias oficinas o clínicas. Con gusto le explicaremos este aviso a usted o a algún familiar suyo.
La ley nos exige:
- mantener su información médica en privado;
- Entregarle este aviso con una descripción de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad sobre su información médica;
- Cumplir con las condiciones del aviso que actualmente está en vigencia.
DE QUÉ MANERA PODEMOS UTILIZAR Y COMPARTIR SU INFORMACIÓN MÉDICA
En esta sección de nuestro aviso se informa la manera en que podemos utilizar su información médica. Le solicitaremos su permiso para utilizar su información médica y compartirla con otras personas en nuestro formulario de Condiciones de ingreso; por lo tanto, le pedimos que lea ese documento detenidamente. Para todos los casos no incluidos en este aviso, le solicitaremos un permiso por escrito separado antes de utilizar o compartir su información médica. Luego usted puede cancelar su permiso notificándonos por escrito.
Protegeremos su información médica tanto como podamos conforme a las disposiciones legales. En ocasiones, las leyes estaduales brindan más protección a la información médica que las leyes federales. Algunas veces, las leyes federales brindan más protección que las estaduales. En cada caso, aplicaremos las leyes que mejor protejan la información médica.
Catholic Healthcare West es un importante sistema de salud. Podremos utilizar o compartir su información médica (por escrito o por medios electrónicos) con el personal del hospital, incluidos los médicos, en cualquier hospital o centro de Catholic Healthcare West para realizar operaciones relacionadas con el tratamiento, el pago y la atención médica. Comuníquese con la Oficina de Protección de Datos Privados (al domicilio que figura a continuación) para obtener una lista de todos los centros de Catholic Healthcare West.
EJEMPLOS:
Tratamiento: Utilizaremos y compartiremos información médica sobre usted por motivos relacionados al tratamiento. Un ejemplo puede ser el envío de información médica sobre usted a su médico o especialista como parte de una derivación.
Pago: Utilizaremos y compartiremos información médica sobre usted para poder recibir el pago por la atención que le brindamos. Un ejemplo puede ser el envío de información sobre usted a su plan de salud o a Medicare.
Operaciones de atención médica: Utilizaremos y compartiremos información médica sobre usted para nuestras operaciones de atención médica. Algunos ejemplos incluyen utilizar su información para mejorar la calidad de atención que le brindamos, los programas para el control de enfermedades, las encuestas de satisfacción del paciente, la compilación de información médica, el retiro de la identificación de información médica y la evaluación de indicadores de competitividad.
Recordatorios de citas: Podremos comunicarnos con usted para recordarle las citas.
Opciones de tratamiento y beneficios y servicios relacionados con la salud: Podremos comunicarnos con usted para informarle sobre posibles opciones de tratamiento, y beneficios o servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés.
Actividades para recaudar fondos: Podremos utilizar información limitada para comunicarnos con usted a fin de recaudar fondos. Además, podremos compartir dicha información con nuestra fundación para la recaudación de fondos.
Investigación: Podremos compartir información médica sobre usted para proyectos de investigación, como el estudio de la efectividad de un tratamiento que usted recibió. Normalmente, le solicitaremos un permiso escrito para utilizar o compartir su información médica para investigaciones. En ciertas circunstancias, podremos compartir información médica sobre usted sin su permiso por escrito. Sin embargo, estos proyectos de investigación deben atravesar un proceso especial que protege la confidencialidad de su información médica.
Directorio de los centros: A menos que usted indique lo contrario, podremos incluir en nuestro directorio su nombre, su ubicación en el hospital, su estado general (bueno, regular, etc.) y su afiliación religiosa. Le daremos esta información (excepto su afiliación religiosa) a cualquier persona que pregunte sobre usted por su nombre. Su afiliación religiosa se dará sólo a miembros del clero correspondiente.
Salud pública: Podremos divulgar su información médica, según lo permita o exija la ley, a autoridades de salud pública o agencias gubernamentales cuyas actividades oficiales incluyan la prevención o el control de enfermedades, lesiones o discapacidades. Por ejemplo, debemos entregar cierta información sobre nacimientos, muertes y diversas enfermedades a las agencias gubernamentales. Podremos utilizar información sobre su salud para informar a agencias de control sobre cualquier reacción a medicamentos o problemas con dispositivos médicos. Asimismo, cuando lo soliciten, podremos divulgar información sobre usted a agencias de salud pública que registran los brotes de enfermedades contagiosas o participan en la prevención de epidemias.
Exigencias de la ley: Algunas veces la ley nos exige que entreguemos cierta información. Por ejemplo, debemos denunciar abusos o negligencias. Además, debemos entregarle información a su empleador en cuanto a enfermedades o lesiones relacionadas con el trabajo, o vigilancia médica en el lugar de trabajo. Otro ejemplo es que debemos compartir su información sobre tumores con los registros estatales sobre tumores.
Seguridad pública: Es posible que algunas veces tengamos que compartir información médica sobre usted para prevenir o disminuir una amenaza grave para la salud o la seguridad de una persona en particular o el público en general.
Actividades de supervisión de la salud: Podremos compartir información médica sobre usted para actividades, auditorías o inspecciones de supervisión de la salud.
Médicos forenses, examinadores médicos y directores de servicios fúnebres: Podremos compartir información médica de pacientes fallecidos con médicos forenses, examinadores médicos y directores de servicios fúnebres.
Donación de órganos y tejidos: Podremos compartir información médica con organizaciones que se encargan de la donación o el transplante de órganos, ojos o tejidos.
Militares, veteranos, seguridad nacional y otros fines gubernamentales: Podremos utilizar o compartir información médica sobre usted con fines de seguridad nacional. Podremos compartir información médica sobre usted con el personal militar a fin de cumplir con pedidos militares en caso de que usted sea miembro de las fuerzas armadas.
Procedimientos judiciales: Podremos utilizar o compartir información médica sobre usted en respuesta a órdenes o citaciones judiciales sólo cuando hayamos seguido procedimientos exigidos por la ley.
Cumplimiento de la Ley: Podremos compartir información médica sobre usted con la policía u otros agentes de cumplimiento de la ley cuando las leyes estatales o federales lo permitan o exijan. Por ejemplo, si la policía presenta una orden de allanamiento o una orden judicial, debemos entregar la información solicitada.
Familiares y otras personas que participan en su atención: A menos que usted nos indique lo contrario, es posible que compartamos información médica sobre usted con amigos, familiares u otras personas que usted haya designado para ayudar en su atención. Podremos utilizar y compartir información médica sobre usted con organizaciones de desastres para que su familia pueda recibir información sobre su ubicación o condición en caso de un desastre u otra emergencia.
Intercambio de información médica: “Intercambio de información médica” significa compartir en forma electrónica la información médica entre médicos, hospitales y otros proveedores de atención médica dentro de una región o comunidad. Si la ley lo permite, podremos compartir información básica de identificación e información médica acerca de usted con otros proveedores de atención médica a través de un intercambio de información médica.
SUS DERECHOS CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN MÉDICA
Solicitud de información sobre usted:
En la mayoría de los casos, cuando usted lo solicite por escrito, podrá consultar la información médica sobre usted u obtener una copia de la misma. Si la información es parte de un registro médico electrónico, usted también puede solicitar que le enviemos copias en formato electrónico directamente a usted o a la persona o institución que usted elija. Le entregaremos un formulario para completar y presentar la solicitud. Usted puede consultar su información médica en forma gratuita. Si usted solicita copias impresas o en formato electrónico de la información mencionada, podremos cobrarle un arancel. Si rechazamos su solicitud para consultar la información u obtener una copia de ésta, puede pedirnos por escrito que revisemos esa decisión.
Corrección de información sobre usted:
Si considera que la información sobre usted es incorrecta o está incompleta, puede solicitarnos por escrito que corrijamos los registros. Le entregaremos un formulario para completar y presentar la solicitud. Podremos rechazar su solicitud de corregir un registro si nosotros no fuimos los que generamos o guardamos la información o si consideramos que el registro es completo y correcto. Si rechazamos su solicitud, puede pedirnos por escrito que revisemos esa denegación.
Cómo obtener una lista de ciertas divulgaciones de información:
Puede solicitar por escrito una lista de todas las circunstancias en las cuales hemos compartido información médica sobre usted por motivos no relacionados a operaciones de tratamiento, pago, atención médica o en los cuales usted no nos haya dado un permiso escrito para su divulgación. En su solicitud, debe mencionar el periodo de tiempo para el cual se solicita la lista; el mismo debe ser menor de 6 años a partir del 14 de abril de 2003. La primera solicitud presentada en un período de 12 meses es gratis. Por cualquier solicitud adicional, le cobraremos el costo por realizar la lista. Le proporcionaremos un cálculo estimado del costo cuando solicite la lista adicional.
Restricciones en el modo en que utilizamos o compartimos información médica sobre usted:
Usted puede solicitar que la información médica se le entregue de manera confidencial. Debe informarnos por escrito sobre la manera y el lugar exactos en los que desea que nos comuniquemos con usted.
También puede pedirnos por escrito que limitemos el uso o divulgación de información médica sobre usted. Por ejemplo, puede pedirnos que utilicemos o compartamos su información médica sólo con las personas que participan en su atención. Ante cualquier solicitud que usted realice por escrito, le comunicaremos en forma escrita nuestra decisión de aceptar o rechazar su solicitud. Estamos obligados por ley a aceptar sólo un tipo de solicitud de restricción. La siguiente es una descripción de ese tipo: si usted nos pagó en forma total cualquier artículo o procedimiento de atención médica por el cual normalmente le facturaríamos a su plan de salud, debemos aceptar su solicitud de no compartir información acerca de tal artículo o procedimiento con su plan de salud.
Todas las solicitudes escritas o las solicitudes de revisión de denegaciones deben entregarse en nuestra Oficina de Protección de Datos Privados, que figura al final de este aviso.
CAMBIOS AL PRESENTE AVISO
Es posible que modifiquemos nuestras prácticas de privacidad de vez en cuando. Los cambios se aplicarán a la información médica actual, así como también a la información nueva que se genere luego de efectivizar los cambios. Si realizamos un cambio importante, cambiaremos nuestro aviso. Además, publicaremos el nuevo aviso en nuestros centros y en nuestro sitio de Internet: www.saintmarysreno.org. Puede solicitar por escrito una copia de este aviso en cualquier momento comunicándose con la Oficina de Protección de Datos Privados de la Institución. Si nuestro aviso cambia, le entregaremos una copia la próxima vez que se inscriba para un tratamiento.
¿TIENE INQUIETUDES O QUEJAS?
Si considera que se han violado sus derechos de privacidad, puede comunicarse con la Oficina de Protección de Datos Privados de la Institución (mencionada a continuación). Además, puede comunicarse con nuestro Jefe de Administración de Privacidad al (415) 438-5565 o enviarle un correo electrónico a privacy.office@chw.edu. Por último, usted puede enviar un reclamo por escrito al Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, Oficina de Derechos Civiles. Nuestra Oficina de Protección de Datos Privados puede proporcionarle la dirección. No tomaremos ninguna represalia contra usted por presentar una queja.
Saint Mary’s Regional Medical Center
Oficina de Protección de Datos Privados de la Institución Saint Mary’s Regional Medical Center
235 West Sixth Street
Reno, NV 89503
775-770-3172
775-770-3679 Fax
Saint Mary’s Regional Medical Center
Información general: 775-770-3000
Versión en vigencia: 6/2010
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